Il Servizio di Protocollo Informatico provvede alla registrazione di tutti i documenti in arrivo ed in partenza da e per tutti gli uffici comunali ed alla loro distribuzione all’interno del Comune.
E' uno Strumento di comunicazione e registrazione documentale, che consente una distribuzione più veloce della corrispondenza e permette l’eliminazione del materiale cartaceo.
Dal 1° gennaio 2004 il Decreto del Presidente della Repubblica n° 445 del 28 dicembre 2000 ha imposto la protocollazione dei documenti informatici, trasmessi per via telematica, attraverso l’istituzione della casella di posta istituzionale certificata (PEC).
Allo scopo viene riconosciuta la validità legale della firma digitale di cui ogni utente può essere provvisto (Legge 15 marzo 1997 n° 59 articolo 15).
Le Amministrazioni Pubbliche devono anche garantire la cosiddetta interoperabilità, in quanto ogni Ente deve essere in grado di scambiare documenti informatici e relativi dati di protocollo con i sistemi di altri Enti.
Il nuovo sistema punta ad incentivare gradualmente la sostituzione del materiale cartaceo con la posta elettronica sia al proprio interno che all’esterno nei confronti degli altri Enti pubblici e dei privati.
Il Comune, in base alla normativa vigente, ha avviato il servizio di Protocollo Informatico. Si è inoltre dotato di firma digitale e di casella di posta istituzionale certificata, che garantisce l’identificazione e l’originalità del documento e consente l’emissione di una apposita ricevuta di recapito.
La corrispondenza così pervenuta è immediatamente protocollata e trasferita via e-mail all’Ufficio competente, senza alcun dispiego di materiale cartaceo.
Per garantire l’originalità della corrispondenza l’utente deve fornirsi di firma digitale da richiedere agli Enti certificatori.
Si ricorda allo scopo che: “Gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge” - Legge 15 marzo 1997 n.59 art. n.15.